Yhteishankintasopimukset avautuvat jatkossa myös ”kiinnostuneille” tai ”optioasiakkaille”
KuntaPron ja muiden yhteishankintayksiköiden palvelutuotteisiin ovat jo vuosien ajan kuuluneet keskeisesti avoimet yhteishankintasopimukset. Julkiset hankintayksiköt ovat voineet säästää aikaa ja rahaa liittymällä mukaan jo kilpailutettuihin ratkaisuihin. KuntaPron mallissa yhteishankintoihin sitoutuvilta asiakkailta ei ole peritty veloitusta sopimusten käytöstä, vaan KuntaPro on perinyt ansionsa yhteishankintasopimusten palveluntuottajilta komissiomuotoisena maksuna.
Aiempiin yhteishankintasopimuksiin on keskeisenä piirteenä kuulunut asiakkaiden mahdollisuus siirtyä käyttämään sopimusta kesken sopimuskauden. Siten sopimuksen asiakasmäärä ja ostovolyymi on voinut muuttua sopimuskaudella merkittävästikin. Tällainen mahdollisuus on myös ollut yksi yhteishankintayksikön roolin jäsentäjä. Uuden hankintalain oikeuskäytännössä sopimusten jättäminen avoimeksi uusille sitoutumisille on kuitenkin todettu oikeuskäytännössä hankintalain vastaiseksi – niin yhteishankintayksiköidenkin kuin muidenkin hankintayksiköiden sopimusten osalta. Sopimuksen asiakkaat ja heidän ostovolyyminsa täytyy määritellä jo tarjouspyyntöasiakirjoihin niin tarkasti kuin mahdollista. Määrittelemättä jääneitä hankintayhteisöjä ei siten voida hyväksyä sopimusasiakkaiksi enää tarjouspyynnön julkaisun jälkeen.
Uuden hankintalain oikeuskäytännöstä voidaan kuitenkin todeta myös se, että yhteishankintasopimuksiin voidaan ottaa mukaan alustavan hankintatarpeensa ilmaisseita tahoja optiona. Tämä tarkoittaa sitä, että hankintayhteisö voi ilmaista ei-sitovan kiinnostuksensa yhteishankintaan määrätyssä tuoteryhmässä/palvelussa ja jättää arvionsa hankinnan kohteeseen sopimuskaudella käytettävästä euromäärästä. Tätä kautta potentiaalinen hankintavolyymi voidaan huomioida kilpailutusdokumenteissa. Samaa käytäntöä ovat soveltaneet jo muut yhteishankintayksiköt ennen KuntaProta, ja niistä saadun oikeuskäytännön viitoittamana myös KuntaPro toteaa aiheelliseksi ottaa käyttöön niin kutsutun optioasiakkuuden.
Jatkossa KuntaPron asiakas voi ilmoittautua optioasiakkaaksi mihin tahansa hankinnan kohteeseen, jolloin kyseinen asiakas voidaan huomioida tarjouspyyntöasiakirjoissa. Optioasiakkaaksi ilmoittautuminen ei sido hankintayhteisöä tai sen henkilöitä millään tavalla, eikä arvioidun hankintavolyymin tarvitse sopimusaikana toteutua. Optioasiakkaaksi ilmoittautumista ei tarvitse allekirjoittaa, sillä se ei itsessään ole sopimustekninen asiakirja; mikäli optioasiakkuus johtaa varsinaiseen sitoutumiseen sopimuskaudella, allekirjoitetaan tästä erillinen sopimusdokumentti.
KuntaPro kannustaa kaikkia asiakkaitaan ilmoittautumaan optioasiakkaiksi kaikkiin mahdollisiin hankinnan kohteeseen riippumatta siitä, onko hankinta juuri tällä hetkellä tai koko sopimuskaudella ajankohtainen. Näin asiakas voi ilman sitovia velvoitteita turvata mahdollisuutensa käyttää sopimusta myöhemmin sopimuskaudella. Optioasiakkuuden voi ilmoittaa KuntaPron verkkosivuilta löytyvällä sähköisellä lomakkeella.
Optioasiakkuuden voi ilmoittaa myös sellaiseen hankinnan kohteeseen, jota KuntaPro ei vielä ole toteuttanut tai suunnitellut toteuttavansa. Mikäli asiakkaan itse ehdottama hankinnan kohde kerää kiinnostusta myös muilta KuntaPron asiakkailta, voidaan kyseinen hankinta kilpailuttaa KuntaPron toteuttamana yhteishankintana.
