Työsuhteen elinkaaren hallinta kehittyy
Kotkan – Haminan seudun koulutuskuntayhtymässä (Ekami) tehdään vahvaa työtä HR-prosessien kehittämisessä. Viimeisin merkittävä askel oli ottaa käyttöön Aditron ESS7-itsepalvelujärjestelmä. ESS7 on vapauttanut esimiesten työaikaa sen miettimisestä, mihin mikäkin lomake pitäisi toimittaa tai missä sähköpostissa se Word-lomake olikaan.
Käyttöönottoprojekti saatiin maaliin huhtikuussa 2018. Projekti sai hyvää palautetta kaikilta projektin osapuolilta. Ekamin palvelussuhdeasiantuntija Henna Herranen toimi projektissa asiakkaan projektipäällikkönä ja kiittää Taitoan toimivaa projektinhallintaa sekä järjestelmää: ”ESS7 on erittäin käyttäjäystävällinen. Tuemme uusia esimiehiä, kun he tekevät järjestelmässä ensimmäistä kertaa asioita. He ovat oppineet uuden järjestelmän ja toimintatavan todella nopeasti.”
Ennen uuden itsepalvelujärjestelmän käyttöönottoa oli työsuhteen elinkaaren prosessia yksinkertaistettu. Kuntarekry-järjestelmässä otettiin käyttöön sähköinen täyttölupamenettely. Palvelussuhteen avaaminen järjestelmässä valmiita malleja hyödyntäen on kokonaan korvannut palkkauspäätöksen. Kehitystyön tuloksena työsopimuksen valmistelussa on aiemman seitsemän sijaan kolme vaihetta: esimies avaa työsuhteen, HR tarkistaa palvelusuhteen ehdot ja laittaa päättäjälle hyväksyntään.
– Meillä on suuri määrä erilaisia virka- ja työehtosopimuksia, joten HR-prosessien on oltava selkeitä. Ekamin HR-palveluissa on myös laaja tietämys järjestelmistä, jolloin meidän oli varsin helppo kuvata tarpeemme järjestelmätoimittajalle. ESS7 oli muokattavissa meidän mallinnettuun HR-prosessiimme, mutta saimme myös järjestelmätoimittajalta ehdotuksia siitä, miten prosessia voisi muuttaa toimivammaksi. Tämä dialogi toteutui meidän, Taitoan ja Aditron edustajien välillä loistavasti, kertoo Henna Herranen.
Nyt Herranen onkin suuntaamassa Taitoan kanssa seuraavaan kehittämisprojektiin.
Lisätietoja ESS7 tuotteesta ja käyttöönottoprojekteista
PMO päällikkö Sirpa Roos
sirpa.roos@taitoa.fi
