Sarastian markkinointiseloste
Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste.
Rekisterinpitäjä
Sarastia Oy (jäljempänä ”Sarastia”)
Y-tunnus 2360731-5
Palokunnankatu 26
13100 HÄMEENLINNA
Puh. 020 6399 400
Rekisterin nimi
Sarastian yritysasiakkaiden markkinointirekisteri.
Rekisterin pitämisen peruste
Rekisteröidyn suostumus ja/tai henkilötietolain 19 §:n 1 momentin 3 kohta
Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilörekisteriä voidaan käyttää Sarastian suoramainontaan, markkinointikilpailuihin, arvontoihin, mielipide- tai markkinatutkimuksiin tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin ja niiden kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi tai peruuttaa suostumuksensa.
Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja Sarastian potentiaalisista asiakkaista/-prospekteista:
- Yrityksen yhteyshenkilön tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ikä tai syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli), ammatti/arvo, asema ja vastuualue(et) yrityksessä ja näiden tietojen muutostiedot sekä muut rekisteröidyn yksilöivät tiedot
- Mahdollinen asiakas- ja asiointihistoria sekä sopimus- ja tilaustiedot
- Rekisteröidyn itsensä antamat tai muutoin hänen suostumuksellaan kerätyt lisätiedot (kuten esimerkiksi ammatilliset kiinnostuksen kohteet)
- Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään erilaisiin palveluihin, markkinointikilpailuihin, -kampanjoihin, arvontoihin tms. rekisteröitymisen/ilmoittautumisen yhteydessä tai muulla vastaavalla tavalla (esimerkiksi evästeitä käyttämällä) rekisteröidyltä itseltään tämän suostumuksella. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Sarastian ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, kaupparekisteristä, väestörekisteristä sekä muista vastaavista julkisista luetteloista ja rekistereistä sekä yritysten verkkosivuilta tai muista julkisista tai yksityisistä lähteistä.
Tietojen luovutus
Sarastia voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja on mahdollista siirtää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tällöinkin Sarastia huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.
Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Sarastian tiloissa liikkuvilta edellytetään henkilökortin esillä pitämistä, eikä liikkuminen ole mahdollista ilman asianmukaista lupaa.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
Sarastia Oy
Asiakkuudet
PL 15
28601 PORI
Tarkastuspyynnön yhteydessä tulee mainita, että pyyntö koskee Sarastian asiakkaiden markkinointirekisterissä olevia henkilötietoja.
Sarastia Oy markkinointiseloste (pdf)
SARASTIAN TIETOSUOJASELOSTE: työnhakijoiden tiedot
Tämä on Sarastia Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 28.2.2019. Viimeisin muutos 29.3.2021.
Rekisterinpitäjä
Sarastia Oy (jäljempänä ”Sarastia”)
Y-tunnus 2360731-5
Osoite: Palokunnankatu 26, 13100 Hämeenlinna
Puh: 020 6399 400
Tietosuojavastaava
Matti Aho
tietosuojavastaava@sarastia.fi
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekrytointirekisterissä kerätään ja ylläpidetään työnhakijoiden tietoja sekä kerätään työnhakijoiden tietoja Sarastian työsuhteisten tehtävien ulkoisissa ja sisäisissä hauissa.
Rekisterin tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Sarastiasta työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden työpaikkahakemuksia sekä suorittaa rekrytointitoimenpiteitä. Henkilötietoja käsitellään henkilön suostumuksen nojalla.
Rekisterin sisältämät tiedot
Hakijoista kerätään ja tallennetaan
- nimi- ja yhteystiedot sekä
- CV-tiedot.
Kerättäviä tietoja voivat olla myös esimerkiksi henkilön valokuva, koulutus- ja työhistoria, referenssitiedot, työnäytteet sekä muut rekrytoinnin kannalta oleelliset lisätiedot.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuvat henkilöt, sekä mahdolliset rekisterinpitäjän valitsemat rekrytointiin osallistuvat kolmannet osapuolet.
Lisäksi henkilötietoja käsittelee Palveluntarjoaja tuottaakseen Rekisterinpitäjälle teknistä alustaa rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi. Muita mahdollisia henkilötietojen käsittelijöitä voi olla erilaiset rekrytoinnin apujärjestelmät.
Tietolähteet
Tietolähteenä on henkilö itse antamalla henkilötietoja hakiessaan työpaikkaa ja antaessaan pyydettäessä lisätietoja.
Tietojen säilytysaika- ja paikka
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan ellei niiden käsittelylle ole edelleen soveltuvaa käsittelyperustetta. Säilytysajoissa otetaan huomioon esimerkiksi lainsäädännön mahdollistamat kanneajat sekä työnantajan velvollisuudet.
Henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti 24 kuukautta hakemuksen tallentamishetkestä. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan säilyttää kauemmin. Näissä tapauksissa henkilöltä pyydetään erillinen suostumus pidempiaikaiseen säilytykseen.
Talent Communityssa henkilötietoja säilytetään aina 12 kuukautta kerrallaan.
Tietoturva
Rekrytointirekisterin tekninen ratkaisu on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisina eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella Rekisterinpitäjän asiakkaille. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.
Mikäli henkilö on tallentanut henkilötietoja Rekisterinpitäjän rekrytointirekisteriin, tietojenkäsittelyn ainoa tarkoitus on täyttää rekrytoinnin vaatimat toimenpiteet.
Palveluntarjoaja voi esimerkiksi teknisissä selvityksissä joutua käsittelemään henkilötietoja. Palveluntarjoajan henkilöstö on allekirjoittanut vaitiolosopimuksen, sekä sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti, luottamuksellisesti ja vain tuottaakseen palvelua.
Tietojen luovutukset ja vastaanottajat sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu työnhakijan kanssa.
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti vain EU/ETA-alueella. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan käsitellä teknisesti myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti ja asetuksen mukainen käsittely on sovittu asetuksen vaatimin tietojenkäsittelysopimuksin.
Automaattinen päätöksenteko
Rekisterin henkilötietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa.
Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä,
- saada pääsy tietoihin,
- oikaista tietoja,
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi,
- rajoittaa tietojen käsittelyä,
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen,
- vastustaa tietojen käsittelyä ja
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Kaikki oikeudet eivät ole ehdottomia siinä mielessä, että rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi oikeus oikaista tiedot koskee vain virheellisiä henkilötietoja ja oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä on tietosuoja-asetuksessa rajattu koskemaan tiettyjä tilanteita. Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti Rekisterinpitäjälle tai sähköisen asiakaspalvelun kautta. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan yleistä tietosuoja-asetusta.
