Sarastian markkinointiseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste.
Rekisterinpitäjä
Sarastia Oy (jäljempänä ”Sarastia”)
Y-tunnus 2360731-5
Palokunnankatu 26
13100 HÄMEENLINNA
Puh. 020 6399 400

Rekisterin nimi

Sarastian yritysasiakkaiden markkinointirekisteri.

Rekisterin pitämisen peruste

Rekisteröidyn suostumus ja/tai henkilötietolain 19 §:n 1 momentin 3 kohta

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilörekisteriä voidaan käyttää Sarastian suoramainontaan, markkinointikilpailuihin, arvontoihin, mielipide- tai markkinatutkimuksiin tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin ja niiden kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi tai peruuttaa suostumuksensa.

Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja Sarastian potentiaalisista asiakkaista/-prospekteista:

  • Yrityksen yhteyshenkilön tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ikä tai syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli), ammatti/arvo, asema ja vastuualue(et) yrityksessä ja näiden tietojen muutostiedot sekä muut rekisteröidyn yksilöivät tiedot
  • Mahdollinen asiakas- ja asiointihistoria sekä sopimus- ja tilaustiedot
  • Rekisteröidyn itsensä antamat tai muutoin hänen suostumuksellaan kerätyt lisätiedot (kuten esimerkiksi ammatilliset kiinnostuksen kohteet)
  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään erilaisiin palveluihin, markkinointikilpailuihin, -kampanjoihin, arvontoihin tms. rekisteröitymisen/ilmoittautumisen yhteydessä tai muulla vastaavalla tavalla (esimerkiksi evästeitä käyttämällä) rekisteröidyltä itseltään tämän suostumuksella. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Sarastian ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, kaupparekisteristä, väestörekisteristä sekä muista vastaavista julkisista luetteloista ja rekistereistä sekä yritysten verkkosivuilta tai muista julkisista tai yksityisistä lähteistä.

Tietojen luovutus

Sarastia voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja on mahdollista siirtää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tällöinkin Sarastia huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.

Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Sarastian tiloissa liikkuvilta edellytetään henkilökortin esillä pitämistä, eikä liikkuminen ole mahdollista ilman asianmukaista lupaa.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
Sarastia Oy
Asiakkuudet
PL 15
28601 PORI

Tarkastuspyynnön yhteydessä tulee mainita, että pyyntö koskee Sarastian asiakkaiden markkinointirekisterissä olevia henkilötietoja.

Sarastia Oy markkinointiseloste (pdf)


SARASTIAN TIETOSUOJASELOSTE: työnhakijoiden tiedot

Tämä on Sarastia Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 28.2.2019. Viimeisin muutos 28.2.2019.

Rekisterinpitäjä

Sarastia Oy (jäljempänä ”Sarastia”)
Y-tunnus 2360731-5
Osoite: Palokunnankatu 26, 13100 Hämeenlinna
Puh: 0206399400

Tietosuojavastaava

Mikko Kokkala
mikko.kokkala@sarastia.fi
0206 109 209

Rekisterin käyttötarkoitus

Sarastia käyttää Seuturekry Oy:n rekrytointijärjestelmää apuna henkilöstön rekrytoimisessa.

Rekrytointijärjestelmässä kerätään ja ylläpidetään työnhakijoiden tietoja sekä kerätään työnhakijoiden tietoja Sarastian työsuhteisten tehtävien ulkoisissa ja sisäisissä hauissa.

Rekisterin tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Sarastiasta työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden työpaikkahakemuksia. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen. Hakemusten käsittelijät voivat myös yhdistää hakemuksen mahdolliseen muuhun sopivaan työtehtävään.

Rekisterin sisältämät tiedot

Hakijoista kerätään ja tallennetaan seuraavia tietoja rekrytointijärjestelmässä: tunnistautumistiedot (käyttäjätunnus, salasana), hakijan perustiedot (nimi, yhteystiedot, henkilötunnus), sähköpostiosoite, hakijan koulutus- ja työkokemustiedot, hakijan toivomukset tulevasta työtehtävästä, hakijan työkokemus-, tutkinto- ja koulutustietoja, osaamisprofiilia kuvaavat tiedot sekä suosittelijatiedot ja hakijan vapaamuotoisesti kirjoittamat lisätiedot. Tiedot näkyvät organisaation pääkäyttäjille sekä valituille peruskäyttäjille (ko. rekrytointiprosessiin osallistuvat käyttäjät).

Tietojen säilytysaika- ja paikka

Työnhakijan antamia hakemustietoja säilytetään hakijarekisterissä tietyn tehtävän osalta kahdentoista (12) kk:n ajan, jonka jälkeen ne poistetaan. Hakijatietoja säilytetään aina luottamuksellisesti, eikä hakijoiden antamia hakemustietoja luovuteta rekrytointiprosessin ulkopuolelle. Luottamuksellisuus tarkoittaa, että hakijatiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka ovat näiden tietojen käyttöön oikeutettuja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallannettavat tiedot saadaan työnhakijoilta itseltään mm. www-lomakkeella täytetystä työpaikkailmoituksen täyttämisestä sekä muissa tilanteissa, joissa työnhakija luovuttaa tietojaan.

Tietojen luovutukset ja vastaanottajat sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu työnhakijan kanssa.

Tietoja säilytetään Microsoftin Office 365-pilvipalveluissa ja mahdollisesti EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella. Lisätietoa Microsoftin pilvipalveluiden tietosuojasta: https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/Privacy/GDPR.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään salassapitomääräysten mukaisesti. Rekisteritiedot on suojattu käyttäjäkohtaisilla salasanoilla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Tietoja säilytetään Microsoftin Office 365-pilvipalveluissa ja mahdollisesti EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella. Lisätietoa Microsoftin pilvipalveluiden tietosuojasta: https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/Privacy/GDPR

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy tietoihin
  • oikaista tietoja
  • poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Kaikki oikeudet eivät ole ehdottomia siinä mielessä, että rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi oikeus oikeista tiedot koskee vain virheellisiä henkilötietoja ja oikeus rahoittaa tietojen käsittelyä on tietosuoja-asetuksessa rajattu koskemaan tiettyjä tilanteita. Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle tai sähköisen asiakaspalvelun kautta. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Hakija pystyy myös itse disabloimaan oman profiilinsa hakijaportaalissa, mikäli perustetta tietojen säilyttämiseen ei ole. Työnhakijoiden osalta hakemukset arkistoituvat heti, kun avoimesta työpaikasta on tehty valintapäätös tai rekrytointi päätetty. Arkistossa hakemus säilyy vuoden ajan ja sen jälkeen se, samoin kuin henkilön tiedot poistetaan, ellei hänellä ole muita hakuja avoimena.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietosuojaseloste – työnhakijat (pdf)

Ajankohtaista