Tarkista nämä neljä asiaa, kun olet päättämässä maakuntien tukipalveluista

Palveluntuottajien valinta näihin tehtäviin on jo käynnissä, joten KuntaPro on listannut neljä kriittistä asiaa, jotka päättäjän on tunnistettava. Talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalveluiden tuottajan on osattava johtaa ihmisiä, projekteja ja palveluita sekä pystyttävä tarjoamaan kestävä ratkaisu tietojärjestelmäksi.

Vaadi näyttöjä muutosjohtamisen osaamisesta

Henkilöstön valmius ja motivaatio ratkaisevat uudistusten onnistumisen, joten muutosjohtamisen pitää olla hallussa. Ulkoistaminen tuo henkilöstölle enemmän mahdollisuuksia kuin uhkia: tehtävät monipuolistuvat, henkilöstön osaamista kehitetään systemaattisesti ja moni saa uusia kollegoja ja vahvemman tiimin tuekseen. Varmista, että palveluntuottajalla on suunnitelma ja aiempia näyttöjä siirtyvän henkilöstön onnistuneesta muutosjohtamisesta sekä valmentamisesta uusiin tehtäviin.

Selvitä monimutkaisten projektien kokemus

Yhdelläkään tukipalveluiden tuottajalla ei ole referenssejä maakuntauudistusta vastaavista megaluokan henkilöstö- ja tietojärjestelmämuutoksista. Osa voi kuitenkin nojautua ajan saatossa kertyneeseen kunta- ja maakuntasektorin tuntemukseensa sekä riittävään määrään oikeanlaisia osaajia. Varmista, että palveluntuottaja osaa viedä läpi samanaikaisia vaativia projekteja itsenäisesti – ilman kolmansia osapuolia.

Varmista palvelutuotannon ja kehittämisen johtaminen

Palveluiden tuotanto alkaa käytännössä varsin pian sen jälkeen, kun kumppanit on valittu, ja pitkän ajan tavoitteena ovat paremmat palvelut ja kustannussäästöt. Palvelut paranevat nykyisen kaltaisen toiminnan tehostamisen ja rationalisoinnin kautta tiettyyn rajaan asti, mutta ne tarvitsevat myös radikaalimpaa kehittämistä. Esimerkiksi digiloikkaa ei tehdä hetkessä, vaan se vaatii pitkäjänteistä työtä, riittäviä resursseja ja oikeanlaista teknologiaa.

Määrittele siksi oleellisten talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien läpimenoaika tällä hetkellä. Pyydä palveluntuottajalta näkemys, millaisia parannuksia läpimenoaikoihin ja laatuun pystytään tekemään vaiheittain 1–3 vuoden aikana. Selvitä palveluntuottajan oman palvelutason ja laadun perusmittarit sekä referenssejä suoriutumisesta näillä mittareilla. Vaadi palveluntuottajalta selvitys realistisista osaamisresursseista ja aiempia näyttöjä tavoitteiden saavuttamisesta.

Kysy palveluntuottajalta, miten rutiinitason palveluntuotantoa voisi konkreettisesti automatisoida ja robotisoida, jotta ihmiset voivat siirtyä tekemään vaativampia ja mielenkiintoisempia palvelun osia. Palveluntuottajalla pitää olla näyttöjä digiloikkaan liittyvästä kehitystyöstä.

Tietojärjestelmäpäätös on edessä joka tapauksessa

Tietojärjestelmäympäristö muuttuu sekä kunnissa että maakunnissa 1.1.2019 mennessä – riippumatta siitä jatketaanko jollakin olemassa olevalla järjestelmällä vai vaihdetaanko uuteen järjestelmään. Molemmissa tapauksissa edessä on käyttöönottoprojekti.

Oleellista valittavassa järjestelmässä on skaalautuvuus molempiin suuntiin, koska maakuntauudistus voi aiheuttaa järjestelmiin joko kapasiteetin kasvattamisen tai supistamisen tarvetta. Varmista, miten valittavan järjestelmän käyttökelpoisuus ja kustannusten kohtuullisuus varmistetaan useita vuosia eteenpäin. Vaadi kustannusten skaalautumista myös alaspäin sopimuskaudella, jos tarve pienenee.

Erityisesti vaadi kustannusten avaamista ja läpinäkyvyyttä: talous- ja palkkahallinnon palveluissa on oltava veloitusperusteena yksikköhinnat. Vuosikustannus ei kerro tehokkuudesta mitään.

Nämä pohdinnat on tarkoitettu konkreettisen keskustelun virittämiseksi. KuntaPron johto ja asiantuntijat ovat aina käytössäsi, kun haluat keskustella kestävistä ratkaisuista historiallisen muutoksen kynnyksellä.

Järjestämme elokuussa kaksi  ”Näin rakennat modernit tukipalvelut maakuntaan” -webinaaria, katso lisätiedot ja ilmoittaudu mukaan tapahtumakalenterimme kautta.