Sarastian yhteishankintojen paikallinen palvelevuus toteutuu seudullisten ohjausryhmien kautta
Sarastian tuottamien hankintapalveluiden juuret ovat paikallisen elinvoiman tukemisessa. Organisaatiomme kasvu koko Suomen laajuiseksi yhteishankintayksiköksi on haastanut meidät kehittämään tapoja vaalia näitä juuria. Hyväksi havaittu ratkaisu on löytynyt seudullisista ohjausryhmistä.
Sarastian hankintapalvelut on rakentunut kahden seudullisesti asiakkaitaan palvelleen yhteishankintayksikön perustalle. KuntaPro Oy:n toimintakenttää olivat Kanta-Hämeen ja Satakunnan seudut, kun taas Kunnan Taitoa Oy tuotti hankintapalveluitaan pääosin Etelä-Kymenlaaksossa. Tuottamiemme hankintapalveluiden piiriin on tullut jatkuvasti uusia asiakkaita jo ennen Sarastia Oy:n syntyä. Nyt kun uudessa organisaatiossa on menty vajaa vuosi, kattaa yhteishankintayksikkömme palvelupotentiaali suurimman osan koko Suomen kunnista.
Vaikka olemme asiakaspotentiaaliltamme iso organisaatio, on tavoitteemme ollut alusta asti olla paikallisesti palveleva yhteishankintayksikkö. Pyrimme palvelemaan asiakkaitamme jokaisen seudun yksilöllisiä hankintatarpeita vaalien. Tiedämme kokemuksesta, että tämä tavoite on saavutettavissa myös yhteishankinnoissa, joissa on mukana useampia tilaajia. Viime kädessä kyse on eri hankintayksiköiden välisten synergiaetujen löytämisestä. Eri tilaajien hankintatarpeita ei tarvitse yhdenmukaistaa liikaa, vaan yhteishankinnan keskeiset hyödyt (mm. volyymietu, vaivattomuus, riskittömyys) ovat saavutettavissa myös seudullisesti ja kaikkia osapuolia hyödyttävällä tavalla.
Seudullinen palvelevuus edellyttää strategista yhteistyötä
Olemme päättäneet jatkossa rakentaa yhteishankintojamme ensisijaisesti seudullisina kokonaisuuksina. Tämä tarkoittaa käytännössä sopimustoimittajien valintaa sellaisessa maantieteellisessä ja euromääräisessä sopimusmittakaavassa (esim. maakunta), joka palvelee paikallisia hankintatarpeita ja edistää paikallisten palveluntuottajien mahdollisuutta tarjota. Seudullinen palvelevuus tarkoittaa myös palvelumalleista ja muista käytännön asioista sopimista seutukohtaisesti.
Toimiakseen tällainen malli vaatii strategista yhteistyötä Sarastian ja asiakkaiden välillä. Juuri siksi olemme lähteneet perustamaan asiakkaidemme kanssa seudullisia hankintojen ohjausryhmiä. Ohjausryhmätyön kautta seudulliset yhteishankinnat voidaan suunnitella yhdessä siten, että seutuasiakkaamme voivat hyödyntää sopimuksiamme joustavasti ja omien ehtojensa mukaisesti.
Sarastialla on aiempaa kokemusta hankintojen seudullisesta koordinoinnista muun muassa Satakunnan ja Kanta-Hämeen seuduilla. Nyt ohjausryhmäkäytäntöä on pyritty aktiivisesti laajentamaan. Tässä on alustavasti onnistuttukin: kevään aikana Sarastia on asiakkaidensa kanssa perustamassa hankintojen ohjausryhmiä ainakin Keski-Uudellemaalle, Kymenlaaksoon ja Lappiin.
Molemminpuolisia hyötyjä yhteisten käytäntöjen kautta
Asiakkaan kannalta ohjausryhmätyön hyötyjä ovat mm. suora vaikutusmahdollisuus Sarastian yhteishankintoihin sekä vertaistuki hankintojen koordinoinnissa. Yksittäisten hankintaprosessien perustamisen lisäksi seuturyhmissä on tähän mennessä kehitetty esimerkiksi sopimushallinnan käytäntöjä, asiakasviestinnän tapoja sekä tiedon arkistointia. Sarastian omia hyötyjä seudullisen ohjausryhmätyön koordinoinnista ovat muun muassa tehokkaampi hankintojen suunnittelu ja resursointi sekä tiiviimpi yhteistyösuhde hankintapalveluja käyttävien asiakkaiden kanssa.
Ohjausryhmätoimintaan osallistuminen ei maksa asiakkaalle mitään tai velvoita mihinkään, eikä se edes vie merkittävästi asiakkaan aikaa. Päinvastoin, tällaisen ohjausryhmätyön kautta uskomme voivamme tuottaa enemmän seudullista lisäarvoa hankintoihin ja enemmän vastinetta asiakkaamme omistamille osakkeille. Kun käytännöt kehittyvät kohti seudullista palvelevuutta, on saavutettava hyöty aina molemminpuoleinen.
Käytännössä ohjausryhmätyö voi tarkoittaa kokoontumista muutaman kuukauden välein esim. seuraavanlaisten asioiden äärelle:
- Hankintojen ohjaamisen periaatteet ao. seudulla
- Toiminnan mittarit ja niiden raportointi
- Ajankohtaiset asiat hankintalaissa ja sen tulkinnoissa
- Sopijapuolten ajankohtaiset hankinnat ja hankintatarpeet
- Kilpailutusta vaativat hankinnan kohteet
- Hankintasopimuksissa ilmenneet ongelmatilanteet ja tulkinnat
- Sarastialla suunniteltavat ajankohtaiset hankinnat
- Tulevan hankintakauden suunnittelu ja aikatauluttaminen
Mikäli haluatte selvittää seudullisen hankintayhteistyön mahdollisuutta kanssamme, pyydämme ottamaan yhteyttä hankintapäällikkö Riku Heinoon, riku.heino@sarastia.fi, p. 050 330 8905.
