Sarastian varautumissuunnitelma palvelutuotannon varmistamiseksi kriisitilanteissa
Mahdollisten poikkeustilanteiden (työtaistelutoimenpiteet ja koronavirus) aiheuttamat riskit on otettu Sarastiassa huomioon ennalta. Varmistaaksemme talous- ja palkkapalveluiden toimivuuden poikkeustilanteissa, olemme tehneet erityisjärjestelyitä organisoitumisen ja töiden jakamisen osalta.
Sisäiset toimenpiteet koronaviruksen leviämisen estämiseksi
Sarastia on ryhtynyt seuraaviin toimenpiteisiin virustartuntojen vahingollisten vaikutusten vähentämiseksi:
- Henkilökuntaa on ohjeistettu hygieniaan, kättelyyn, sairauden oireisiin, sairauspoissaoloihin ja matkustamiseen liittyen, THL:n ohjeistusten mukaisesti.
- Hyödynnämme etätyötä mahdollisuuksien mukaan ja kaikki kannettavien päätelaitteiden kanssa työskentelevät pitävät laitteita aina kotona mukanaan työskentelyn mahdollistamiseksi mahdollisessa karanteenitilanteissa.
- Kaikki tapaamiset/palaverit hoidetaan virtuaalisesti, ellei fyysiseen läsnäoloon ole pakottavaa syytä. Tämä ohjeistus koskee niin sisäisiä kuin ulkoisia palavereita.
Seuraamme tilanteen kehitystä ja päivitämme ohjeistuksia tarpeen mukaan.
Töiden varmuusorganisointi
- Mahdollisten poikkeustilanteiden varalle olemme kartoittaneet tarvittavat sijaistuskäytännöt toimipisteidemme välillä ja varautuneet työohjein erityistilanteisiin.
- Toimipisteiden tietotekniset valmiudet mahdollistavat etätyöhön siirtymisen.
- Jokaisen palvelualueen osalta olemme tehneet töiden priorisointisuunnitelman jolla varmistamme Teille kriittisten osa-alueiden –kuten esimerkiksi palkanmaksu – mahdollisimman sujuvan toimivuuden. Äärimmäisissä resurssivajeissa voidaan joutua esimerkiksi palkanmaksun osalta priorisoimaan peruspalkkojen maksaminen, ja myöhemmässä vaiheessa korjata maksuun puuttuvat palkanlisät tai muut vastaavat.
Varautuminen työtaistelutoimenpiteisiin
Sarastian riskikartoituksessa ja varautumissuunnitelmassa on toimenpidesuunnitelma myös mahdollisten työtaisteluiden varalla palvelualueittain. Työtaistelutoimenpiteet eivät yleensä ala yllättäen, jolloin esimerkiksi lakkoon voidaan valmistautua tapauskohtaisesti laatimalla tarkka toimintasuunnitelma tulevalle tilanteelle. Erilaiset mielenilmaisut ja muut yllättävät työtaistelutoimenpiteet ovat usein lyhytkestoisia ja tapauskohtaisia.
Palvelutuotanto hoidetaan esimiesten ja muiden lakon ulkopuolelle rajattujen henkilöiden sekä järjestäytymättömien henkilöiden toimesta. Työtaistelun ajaksi vastuuhenkilöksi nimetyn työnjohdollista toimivaltaa ja esimerkiksi oikeuksia tehdä päätöksiä, voidaan tarvittaessa muuttaa palvelun ja toimintavarmuuden turvaamiseksi.
Täyttä palvelua laajan lakon tai virustartunnoista johtuvan karanteenitilanteen aikana Sarastia ei voi taata, vaan palveluiden hoitaminen priorisoidaan tehtävien kriittisyyden perusteella.
Valtuutukset hoitaa näitä tehtäviä määritellään mahdollisen poikkeustilanteen uhatessa.
Osaaminen on varmistettu laajasti yli toimipisterajojen ja kriittiset toiminnot on kartoitettu. Kriittiset tehtävät Sarastia vastuuttaa lakon toteutuessa vastuuhenkilöille.
Tiedottaminen
Sarastia tiedottaa palvelun laajuuteen tai toimivuuteen vaikuttavista asioista häiriötiedotekäytännön mukaisesti asiakkailleen. Häiriötiedottamista varten Sarastiassa on kaikkien asiakkaiden yhteyshenkilöiden tiedot. Ensisijaisesti tiedottaminen tapahtuu sähköpostitse ja kotisivujemme kautta.
Asiakkaille tiedottaminen tapahtuu mahdollisimman ajoissa ennen mahdollisten poikkeustilanteiden puhkeamista ja myös sen aikana, ainakin seuraavien asioiden osalta:
- poikkeustilanteen aiheuttamat muutokset palvelussa ja asioinnissa
- miten poikkeustilanne haittaa toimintoja
- mitä palveluja sen aikana on saatavilla
- mitä korvaavia järjestelyjä on tarjolla
