Public Sector Day: Onnistunut ICT-hankinta vaatii kattavat pohjatyöt ja vilkasta vuoropuhelua

ICT-hankinnan onnistuminen perustuu siihen, että tilaaja tietää, mitä tarvitsee ja mitä markkinoilla on tarjolla. Tarjouspyynnön laatimiseen tarvitaan erityisosaamista, mutta prosessiin kannattaa osallistaa monien eri ryhmien edustajia, kuten loppukäyttäjiä ja juristeja.

Sarastia Oy:n hankintapäällikkö Riku Heino, Jämsän tietohallintopäällikkö Heli Helminen ja Apotti Oy:n toimitusjohtaja Hannu Välimäki keskustelivat aiheesta Sarastian järjestämässä Public Sector Day -verkkosummitissa. Keskustelun otsikkona oli ”Järjestelmäkaaoksesta hyötyyn – ICT-hankinnat julkisella sektorilla”.

– Hankinnat kiteytyvät viestintään. Ensin on viestittävä kaikkien tarvittavien tahojen kanssa siitä, mitä ollaan hankkimassa, ja sitten osattava viestiä kilpailutuksen aikana, Heino totesi.

­– Prosessiin osallistuvat puhuvat eri ammattikieliä, koska heidän osaamisensa on erilaista. Yksi puhuu talouskieltä, toinen teknistä kieltä ja kolmas lakikieltä. Joku saattaa ymmärtää, mitä organisaatiossa tarvitaan, mutta ei osaa viestiä sillä kielellä, jota hankintailmoituksessa on käytettävä. Toimittajille on luotava ymmärrys siitä, mitä todella ollaan hankkimassa, jatkoi Välimäki.

Tarjouspyynnön laatiminen voisi olla yhteispeliä useammin

Koska mitään ei voi olettaa ja itsestäänselvyydetkin on mainittava, hankinnat paisuvat helposti satojen ja tuhansien kriteerien listoiksi. Siitä huolimatta yllätyksiltä on vaikea välttyä. Usein tilaaja huomaa jälkikäteen vielä jonkin asian, joka olisi kannattanut ottaa aiemmin huomioon. Organisaatiot ja vaatimukset saattavat sitä paitsi muuttua jo kilpailutuksen aikana.

Joskus haasteita aiheuttaa Heli Helmisen mukaan se, että julkiselle sektorille hankitaan järjestelmä, joka on rakennettu yritysmaailman tarpeisiin. Esimerkkinä hän mainitsi työajanseurantaan tarkoitetun järjestelmän, jonka sovittaminen yhteen KVTES:n kanssa vaati työtä käyttöönottovaiheessa.

– Vaikka kaikilla kunnilla on keskenään samanlaisia tarpeita, organisaatiot ovat erilaisia. Toivoisin lisää yhteistyötä ja yhteishankintoja. Siitä olisi hyötyä, että tarjouspyyntöä rakennettaessa kuultaisiin eri näkökulmia, Helminen pohti.

– Yhteishankinnat voivat parantaa kustannustehokkuutta ja tukea paikallista elinvoimaa. Vaatimukset on helpoin yhdenmukaistaa tavarahankinnoissa, mutta silti yhteistyöstä on hyötyä aina. ICT-hankinnoissa kaikkein tärkeintä on vuoropuhelu, ja yhdessä kootut tiedot jäävät elämään kaikissa keskusteluihin osallistuvissa kunnissa, totesi Riku Heino.

Katso koko keskustelun tallenne

Kuvassa Hannu Välimäki, Heli Helminen ja Riku Heino