Siirry sisältöön

Parhaat työtavat hiotaan yhdessä esiin

Asiakastyytyväisyys, laatu ja toiminnan tehokkuus ovat meillä palvelutuotannon keskiössä. Näitä tukeaksemme meillä Sarastian talous- ja henkilöstöpalveluissa on keväällä käynnistetty tiimeittäin päivittäisjohtamisen uudistus, jonka tarkoituksena on luoda tilaa tiimin sisäiselle työtapojen kehitykselle. Uudessa mallissa halutaan keskittyä siihen, miten tiimien jäsenet itse voivat helpommin vaikuttaa yhteisten työtapojen kehittämiseen ja parhaiden työtapojen jakamiseen, sekä nykyisessä etätyömallissa että jatkossa hybridityöhön siirryttäessä.

Laatuun ja tehokkuuteen tähdättäessä Lean-päivittäisjohtamisen malli ei itsessään muuta perustyötä, mutta pyrkii muuttamaan asioita, jotka vaikuttavat päivittäisen työn tekemiseen ja laatuun, kuten työkuorman jakamiseen, työtehtävien priorisointiin tai kehitettävien asioiden näkyväksi tuomiseen. Tässä mallissa tiimit arvioivat jatkuvasti, miten pystyisivät tuottamaan asiakkaalle parhaiten arvoa, mihin työpäivän aika menee, mihin tarvitaan apua ja missä voidaan tarjota apuja muille. Tavoitetyöpäivän hahmottelulla ja sen saavuttamiseen tähtäämisellä on saatu aikaan yhteisiä oivalluksia: millainen on tehokas palaveri, miten kommunikoidaan toisille omista töistä tai niiden haasteista ja mitä tietoa tarvitaan, jotta työn saa tehtyä. Tärkeää on myös saada puhua asioista käytännönläheisesti ja selkeästi.

Tiimiemme oivalluksia matkan varrelta:

  • Viisaus ei asu harvoissa vaan hyviä kehitysehdotuksia ja parhaita toimintatapoja nousee tiimien sisältä. Kun tiimi itse ottaa omistajuutta toiminnan kehittämistä ja näkee sen hyödyn, alkaa tapahtua positiivisia asioita ja kehitys kehittyy.
  • Yhteistyössä on voimaa – kun saadaan läpinäkyvyys työn tasaiseen jakautumiseen, parhaisiin toimintatapoihin ja osaamiseen, saadaan haasteita ratkaistua etupainotteisesti ja henkilöt pystyvät tukemaan toisiaan.
  • Tiimit ovat käyneet läpi toiminnanohjausta, ongelmanratkaisukeinoja, suorituskyvyn mittaamista ja toiminnan kehittämistä. Jotta muutoksesta tulee pysyvä toimintatapa, jatkuvan parantamisen ja uusien toimintatapojen ylläpitämiseksi on hyvä tehdä suunnitelma.
  • Konkreettiset uudistukset ovat usein hyvin käytännönläheisiä: päivittäisen ohjauksen ja ohjautuvuuden uudistumisella pystytään helpottamaan tiedonkulkua, vähentämään työn keskeytyksiä ja selkiyttämään työkuorman jakaantumista tiimissä. Uusi toimintatapa myös nopeuttaa haasteiden tunnistamista ja niihin reagointia.
  • Tänä päivänä tiimit ovat täysin virtuaalisia, eivätkä kaikki ole tavanneet toisiaan kasvokkain. Hyväksi koettu uusi toimintatapa on virtuaaliset toiminnanohjaustaulut Teamsissa. Asioiden hahmottamista auttaa usein, kun kokonaisuuden näkee yhdellä kertaa selkeästi ryhmiteltynä. Post it -laput eivät enää muistuta tekemisistä vain yhden ihmisen fyysisellä työpöydällä, vaan ne ovat virtuaalisina versioina näkyvillä koko tiimille. Teamsin taulut ovat paitsi informatiivisia ja kaikille näkyvissä, myös auttavat uusien viestintätapojen oppimisessa.

Toimintatapojen muuttuminen vaatii pitkän tähtäimen kehittämistyötä ja omistautumista koko organisaatiolta. Tähän kuuluu olennaisina piirteinä kaikkien osapuolten välinen kunnioittava ja arvostava yhteistyö sekä halu kuunnella toisten ajatuksia ja esittää omia ideoitaan. Tavoitteena on, että tiimin kaikilla osapuolilla on yhtäläiset mahdollisuudet tietoon, jonka avulla työn voi tehdä parhaalla tavalla, oli kyseessä sitten tuore sarastialainen tai pidempään tiimissä ollut konkari.

 

Mari Eklund
liiketoimintajohtaja
Sarastia Oy

Ajankohtaista