Hankintapalvelut – UKK

Alle on koottu Sarastian Hankintapalveluiden asiakkaiden usein esittämiä kysymyksiä ja niiden vastauksia.

Mitkä organisaatiot voivat liittyä tilaajiksi Sarastian yhteishankintasopimuksiin?

Sarastian yhteishankintasopimuksia voivat hyödyntää Sarastian suorat ja välilliset omistajat. Sarastian omistaja-asiakkaita voivat olla kunnat, kuntayhtymät, kuntaomisteiset yhtiöt ja muut julkiset organisaatiot. Omistajaksi liittymisestä voi tiedustella Sarastian myynnistä. Välillinen omistajuus täyttyy seuraavissa tapauksissa:

  • Potentiaalinen asiakas (esim. kunta) omistaa osan Sarastiaa omistavasta organisaatiosta (esim. sairaanhoitopiiri tai koulutuskuntayhtymä)
  • Potentiaalisen asiakkaan (esim. kunnan 100% omistaman tytäryhtiön) omistaa kokonaan sellainen organisaatio (kunta), joka omistaa myös osan Sarastiasta

Voiko yhteishankintasopimuksiin liittyä mukaan kesken sopimuskauden?

Sarastian yhteishankintasopimuksiin voidaan ottaa uusia asiakkaita hankintalain ja sen ajankohtaisten tulkintojen asettamissa rajoissa. Asiakas voi varmistaa mahdollisuutensa liittyä sopimukseen kesken sopimuskauden ilmoittautumalla optioasiakkaaksi kilpailutusvaiheessa (optioasiakkuudesta lisää alempana).

Parhaiten liittymismahdollisuus selviää tiedustelemalla asiaa sopimuskohtaisesti osoitteesta hankinta@sarastia.fi.

Mitä yhteishankintasopimukseen sitoutuminen tarkoittaa?

Asiakas voi sitoutua yhteishankintasopimukseen kilpailutusvaiheessa tai tietyin ehdoin kesken sopimuskauden. Sitoutuminen yhteishankintaan tarkoittaa sitä, että asiakas täyttää hankintalain tarkoittaman kilpailutusvelvoitteensa ja sitoutuu käyttämään Sarastian yhteishankintasopimusta kanavoimalla hankinnan kohteeseen liittyvät ostonsa sen kautta. Sarastian yhteishankintasopimuksia ei voi lainmukaisesti hyödyntää, ennen kuin sopimuksen käyttäjä on jättänyt allekirjoitetun sitoutumisen Sarastian Hankintapalveluihin ja sekä Sarastia että sopimustoimittaja ovat kirjallisesti hyväksyneet ko. sitoutumisen.

Sarastian yhteishankintoihin voi sitoutua, vaikka asiakkaalla olisi voimassa olevia päällekkäisiä sopimusvelvoitteita ja/tai vaikka Sarastian kilpailuttama hankinta tulisi asiakkaalle ajankohtaiseksi vasta muutaman vuoden päästä. Tällöin sitoutumiset astuvat voimaan vasta aiempien sopimusvelvoitteidenne päätyttyä; riskiä päällekkäisistä sopimuksista ei siis ole.

Sitoutumalla yhteishankintasopimukseen jo kilpailutusvaiheessa asiakas pääsee halutessaan vaikuttamaan hankinnan sisältöön ja tarjouspyynnön määrityksiin.

Miten yhteishankintasopimukseen sitoudutaan?

Yhteishankintasopimukseen sitoudutaan täyttämällä sitoutumislomake ja toimittamalla se sähköpostitse Sarastian hankintapalveluihin osoitteeseen hankinta@sarastia.fi. Ohjeita ja lisätietoja sitoutumisen tueksi saa ottamalla yhteyttä Sarastian hankintapalveluihin verkkolomakkeella, sähköpostitse (hankinta@sarastia.fi) tai puhelimitse (p. 03 621 3820). Verkkolomakkeelle pääsee tästä; vaihtoehtoisesti asiakas voi lähettää sopimuskohtaisen tiedustelun avaamalla verkkolomakkeen Hankintapalvelujen palvelusivulta painamalla minkä tahansa sivulla listatun sopimuksen kohdalla ”Lisätiedot”.

Mitä yhteishankintasopimuksen optioasiakkuus tarkoittaa?

Sarastia antaa asiakkailleen mahdollisuuden ilmoittautua kilpailutuksiin optioasiakkaaksi, mikäli asiakas ei näe tarpeelliseksi/mahdolliseksi sitoutua kilpailutukseen. Optioasiakkaaksi ilmoittautumalla asiakas varmistaa ei-sitovasti mahdollisuutensa hyödyntää kilpailutettavaa sopimusta myöhemmässä vaiheessa sopimuskautta.

Optioasiakkuuden avulla KuntaPro saa ohjaustietoa määrättyjen kilpailutusten kokonaisarvon ja laajentamispotentiaalin määrittämiseksi. Lisäksi optioasiakkuuksia hyödynnetään kilpailutusideoiden testaamiseksi; mikäli vasta suunnitteilla olevat kilpailutusideat keräävät riittävän määrän kiinnostuneita optioasiakkaita, voi Sarastia edetä kilpailutusprosessin kanssa.

Optioasiakkaaksi ilmoittautuminen ei sido asiakasorganisaatiota tai sen henkilöitä millään tavalla, eikä arvioidun hankintavolyymin (ks. alla) tarvitse sopimusaikana toteutua.

Miten yhteishankintasopimukseen ilmoittaudutaan optioasiakkaaksi?

Minkä tahansa kilpailutuksen tai hankinnan kohteen optioasiakkaaksi voi ilmoittautua lähettämällä asiasta pyyntö Sarastian Hankintapalveluihin sähköpostitse (hankinta@sarastia.fi). Sopimuksen optioasiakkaaksi ilmoittaudutaan aina sen kilpailutusvaiheessa, eli valmiin sopimuksen optioasiakkaaksi ei voi liittyä. Asiakas voi kuitenkin jättää ilmoituksen määrätyn hankinnan kohteen optioasiakkuudesta missä tahansa vaiheessa sopimuskautta, jolloin kyseinen ilmoitus huomioidaan ko. hankinnan kohteen seuraavassa kilpailutuksessa.

Miksi sitoutua, kun optioasiakkuuskin riittää?

Yhteishankintasopimukset kilpailutetaan aina sitoutuneille asiakkaille. Tämä tarkoittaa muun muassa seuraavia asioita:

  • Sitoutuneet asiakkaat pääsevät vaikuttamaan hankinnan sisältöön ja tarjouspyynnön määrityksiin; optioasiakkaat eivät.
  • Yhteishankintojen sopimuskokonaisuudet ovat usein seudullisia (esim. Kanta-Hämeen alueen sopimus, Uudenmaan alueen sopimus…). Seudulliset sopimustoimittajat valitaan / sopimuskokonaisuudet perustetaan vain sellaisille alueille, joilta on sitoutuneita asiakkaita.
  • Sarastia arvioi hankinnan kannattavuuden ja toteutumisen sen perusteella, mikä on sitoutuneiden asiakkaiden hankintavolyymi. Mikäli hankintavolyymi ei ole riittävä, ei yhteishankintaa toteuteta. Ainoastaan sitoutumalla hankintaan asiakas voi siis edesauttaa hankinnan toteutumista.

Miten saan tiedon Sarastian meneillään olevista kilpailutuksista ja voimassa olevista sopimuksista?

Voimassa olevat yhteishankintasopimukset ja valmisteilla olevat hankinnat löytyvät Hankintapalveluiden palvelusivulta taulukoituna.

Lisäksi Sarastia tiedottaa valmisteilla olevista hankintaprojekteistaan uutiskirjeellä, jonka voi tilata ottamalla yhteyttä osoitteeseen hankinta@sarastia.fi.

Pitääkö tilaukset osoittaa Sarastialle? / Onko Sarastia osa tilausprosessia?

Sarastia ei ole osa tilausprosessia, vaan yhteishankintasopimuksen asiakas voi kohdistaa tilauksensa suoraan valituille sopimustoimittajille. Sarastia rooli on toimia sopimuskaudella asiakkaan edunvalvojana ja sopimusoikeudellisena edustajana sekä kaikkien osapuolten (asiakas, sopimustoimittaja) kumppanina ja ohjeistajana.

Mistä tiedän, miten tilausprosessi toimii?

Hankintasopimusten osto-ohjeet, yhteyshenkilöt sekä kaikki asiakkaan kannalta tarpeelliset tiedot kootaan Sarastian extranet-palvelu Wäylään (Wäylän käyttöönotto on kesken).

Asiakas voi myös aina ottaa yhteyttä Sarastian Hankintapalveluihin missä tahansa yhteishankintasopimusten käyttöön liittyvissä asioissa (hankinta@sarastia.fi, p. 03 621 3820).

Millä perusteella Sarastian yhteishankinnan kohteet valitaan?

Sarastian kilpailutukset – niin yhteishankinnat kuin asiakaskohtaiset kertahankinnatkin – perustuvat aina asiakkaiden ilmaisemiin hankintatarpeisiin. Yhteishankintaprojekteja perustetaan sen perusteella, miten laajaasti asiakkaiden ehdottamille yhteishankinnoille on kysyntää muiden Sarastian asiakkaiden keskuudessa. Sarastia ei siis valitse hankinnan kohteita itse. Sarastia voi kuitenkin ehdottaa asiakkailleen yhteishankinnan kohteita perustuen itse havaitsemiinsa hankintatarpeisiin.

Asiakkaiden ja Sarastian ehdottamiin yhteishankintojen kohteisiin, jotka eivät vielä ole toteutuneet tai lähteneet valmisteluun, voi tutustua Sarastian Hankintapalveluiden palvelusivulta suodattamalla hankinnan kohteiden taulukosta ”Kilpailutusideat”.