Kuntien tukipalvelut puntariin – millainen selvitystyö tuo parhaan tuloksen?

– Nyt kannattaa lähteä puhtaalta pöydältä arvioimaan omaa tilannetta tukipalveluiden osalta – millainen se on vuonna 2020, suosittelee Kangasalan kunnanjohtaja Oskari Auvinen.

– Nyt kannattaa lähteä puhtaalta pöydältä arvioimaan omaa tilannetta tukipalveluiden osalta – millainen se on vuonna 2020, suosittelee Kangasalan kunnanjohtaja Oskari Auvinen.
Auvinen arvioi, että selvitystyöhön menee kaikkineen noin puoli vuotta aikaa.
– Huolellinen, läpinäkyvä ja avoin valmistelutyö on kaiken lähtökohtana.
Mahdollinen soteratkaisu koskee ennen kaikkea volyymitoimintaa, kuten palkkahallinnon ja kirjanpidon toimintoja. Kysymys kuuluu, kannattaako nämä kunnan ydintoimintojen ulkopuoliset palvelut hoitaa itse vai ulkoistaa. Sote-uudistuksen myötä kuntien budjetista poistuu noin 50 %, kun sosiaali- ja terveyspalvelut siirtyvät maakunnan hoidettaviksi. Muutos vaikuttaa suuresti muun muassa henkilöstö- ja palkkahallinnon työhön.
– Meillä kahdestatuhannesta työntekijästä noin 700 siirtyy soteen, valottaa Auvinen Kangasalan tilannetta.
– Tilanne voi olla kunnassa sellainen, että sen jälkeen palkkahallinnossa joidenkin toimintojen osalta ollaan vain yhden henkilön varassa. Sellainen on hyvin haavoittuvaista ja riskialtista esimerkiksi poissaoloille, Auvinen antaa esimerkin.

Seitsemän syytä ulkoistaa

Kangasalla tehtiin perusteellinen selvitys, joka alkoi syyskuussa 2016. Tuolloin Auvinen asetti työryhmän, joka alkoi selvittää tukipalveluiden nykytilaa sekä potentiaalisia palveluntarjoajia. Prosessi oli kaikkineen laaja.
– Meillä oli kaksi vaihtoehtoa, joko hoitaa asia jatkossakin itse tai sitten valita ulkopuolinen toimija. Teimme ennakkovaikutusten arvioinnin, kuten Kuntaliittokin suosittaa. Päätösesityksessä on kirjattuna seitsemän perustetta ulkoistamisen valitsemiselle. Samalla kaavalla meillä selvitettiin myös muun muassa ateriapalvelut ja vanhustenhuollon tilanne, Auvinen kertoo.
Vuoden 2016 keväällä tehtiin lopulliset päätökset. Vaihtoehtojen välillä ei ollut merkittävää kustannuseroa, mutta muut tekijät painoivat vaakakupissa.
– Totesimme, että emme pysty mitenkään olemaan kilpailukykyinen sellaisen vaihtoehdon kanssa, jossa tukipalvelut hoitaa kyseistä asiaa päätyökseen kehittävä yhtiö. Saimme nykyaikaiset uudet palvelutuotteet ja ohjelmistot. Pääsimme mukaan kehitysvirtaan ja hyödyimme aiemmin tehdystä kehitystyöstä. Haluamme myös hyödyntää esimerkiksi johdon raportointijärjestelmää tulevaisuudessa, hän sanoo.
Se, että KuntaPro perusti Kangasalle palvelukeskuksen, oli sekä alueellisesti että henkilöstön näkökulmasta tärkeä asia.
– KuntaPron toimintatapa sopii meille. Se on turvallinen kuntien omistama yhtiö ja meillä on hyvä mahdollisuus päästä vaikuttamaan ja mukaan erilaiseen kehittämistoimintaan, Auvinen muistuttaa.
Ulkoistus myös tasoittaa ja helpottaa tietä digitalisaation edistämiselle ja sähköisten palveluiden käyttöönotolle koko kunnassa.

Yksin tai yhdessä

Kunnat ovat erilaisia, mutta ainakin tukipalveluiden hankkimisen perusselvitystyön voisi hyvin tehdä samankaltaisen kunnan kanssa yhteistyössä.
– En näe mitään estettä, ettei perusselvitystä voisi tehdä yhdessä muiden kanssa samaan syssyyn ja samalla vaivalla. Me teimme sen yksin, sillä meillä oli esimerkiksi haasteita tilinpäätöksessä ja selvitys oli pakko tehdä nopeasti, Auvinen kertoo.
Auvinen voi nyt 8 kuukauden perusteella jo todeta, että tehty ratkaisu oli oikea.
– Alussa on aina uusien tapojen opettelua, mutta kun toiminta selkiintyi, kokemus on ollut hyvin positiivinen ja uskon, että se vielä paranee. Olemme olleet tyytyväisiä ja käsitykseni on se, että myös KuntaProlle siirtyneet työntekijät ovat tyytyväisiä.

• Kangasalan kunnan kirjanpito- ja palkkahallintoyksiköt siirtyivät vuoden 2017 alussa KuntaPron hoidettaviksi.
• Kangasalle perustettiin uusi alueellinen KuntaPron palvelupiste, joka tarjoaa palveluja kaikille lähikunnille.
• Kunnan talous- ja henkilöstöhallinnon henkilöstö eli 14 henkilöä siirtyivät KuntaPron palvelukseen liikkeenluovutuksen periaatteella.
• Muutoksen myötä Kangasala siirtyi nykyaikaiseen KuntaPron Kuntax-järjestelmään, joka mahdollistaa rutiinien hoitamisen lisäksi paremman tiedolla johtamisen