Sarastian uusi ratkaisu tehostaa kunnan työllisyyspalveluita

Sarastia365-alusta taipuu moneen. Tuore osoitus siitä on työllisyyspalveluratkaisu, joka helpottaa kuntien henkilöstön työtä ja säästää rahaa. Sarastia tekee kehitystyötä tiiviisti asiakkaiden kanssa, joten myös työllisyyspalveluratkaisu rakennettiin aidon asiakastarpeen pohjalta.

Sarastian työllisyyspalveluratkaisun kehittäminen alkoi jouhevasti, koska päätavoite oli selvä: saada ihmiset työllistettyä. Se on niin työttömän henkilön kuin kunnan ja yhteiskunnankin etu.

– Vanha järjestelmä ei enää palvellut kunta-asiakkaamme nykyisiä tarpeita, joten he halusivat uuden työkalun. Rakensimme sellaisen tyhjästä Sarastia365-alustan päälle. Tavoitteena oli luoda asiakkuudenhallintaan sopiva ratkaisu, joka palvelisi erityisesti työllisyyteen tähtääviä asiointeja ja niiden koordinointia, kertoo Sarastian ratkaisuarkkitehti Ilpo Heiskanen.

Ratkaisun suunnittelu ja toteutus etenivät ripeästi. Ensimmäisestä palaverista valmiin työkalun toimittamiseen kului aikaa alle puoli vuotta. Järjestelmä ja sen kehitysprosessi osoittavat alustan monipuolisuuden ja Sarastian työskentelytapojen toimivuuden. Työllisyyspalveluratkaisu rakennettiin asiakkaan toiveesta ja asiakkaan tarpeiden mukaisesti.

– Sarastian skaalautuvan alustan päälle on helppo rakentaa ratkaisuja. Meillä on aktiivista kehitystoimintaa yhdessä monien asiakkaidemme kanssa. Alusta-ajattelun mukaisesti he eivät lähde joka kerta hankkimaan erillistä järjestelmää, vaan kysyvät ensin Sarastia365:n mahdollisuuksia, Heiskanen toteaa.

– Koska meillä ei ole substanssiosaamista esimerkiksi työllisyyspalveluista, mielestämme on tärkeää tehdä kehitystyötä yhdessä asiakkaan kanssa. Toisaalta asiakkaalla ei yleensä ole vielä alussa tarkkaa kuvaa siitä, mitä he todella tarvitsevat. Meidän osaamistamme on kysyä oikeita kysymyksiä, jotta tarpeet hahmottuvat matkan varrella, sanoo Sarastian liiketoimintapäällikkö Teemu Tokee.

Tarkkaa seurantaa ja mitattavia tuloksia

Sarastian uusi ratkaisu helpottaa työllisyyspalveluiden työtä ja säästää rahaa. Mitä enemmän hajallaan tiedot ovat tällä hetkellä, sitä merkittävämmin kunta hyötyy ratkaisun käyttöönotosta. Työkalu tarjoaa jatkuvan seurannan toiminnan tuloksista ja toimien vaikutuksista kunnan talouteen.

Järjestelmän avulla työllisyyspalveluiden asiakkuuksien elinkaarta voidaan seurata alusta loppuun asti. Ratkaisun ydinominaisuuksia ovat asiakasrekisteri, jossa on perustiedot työllisyyspalveluiden asiakkaista, ja asiakaskertomukset. Niihin saadaan kirjattua, mitä henkilölle kuuluu ja mitä tapahtuu seuraavaksi.

Jos kuntalainen on ollut työtön yli 300 päivää, kunta maksaa työmarkkinatuesta valtiolle sakkomaksuna aluksi puolet. Jos työttömyys pitkittyy yli 1000 päivään, kunnan maksuosuus nousee 70 prosenttiin. Tämän vuoksi kustannukset ovat monissa kunnissa nousseet miljooniin euroihin vuodessa.

Kun ihmisten työllistymistä tai esimerkiksi koulutukseen ohjaamista saadaan nopeutettua Sarastian ratkaisun avulla, järjestelmään tehty investointi maksaa itsensä nopeasti takaisin.

Tiedot helposti ja kootusti saatavilla

Työllisyyspalvelut liittyvät tiiviisti muun muassa kunnan yrityspalveluihin. Jos kaikki asioinnit hoidetaan samassa järjestelmässä, organisaation eri osat eivät ajaudu omiin siiloihinsa. Sarastia365-alustan avulla voidaan seurata ihmisten kaikkia asiointeja kunnan kanssa.

– Tiedot eivät ole verkkolevyillä tai taulukkotiedostoissa, vaan yhdessä järjestelmässä – sallitulla tavalla ja turvallisesti tallennettuna. Kunnan henkilöstön aikaa ei enää kulu etsimiseen, vaan he löytävät ajantasaiset tiedot vaivattomasti järjestelmästä. Jos esimerkiksi työttömälle nimetty yhteyshenkilö ei ole tavoitettavissa, toinen henkilö voi helposti hoitaa asiaa. Tämä parantaa työnhakijoiden saamaa asiakaspalvelua, toteaa Ilpo Heiskanen.

Hän korostaa, että kaikki järjestelmän käyttäjät eivät näe kaikkia tietoja, vaan asiakastietojen tallentamisessa noudatetaan tiukasti tietosuojavaatimuksia. Tiedot ovat vain niiden kunnan työntekijöiden saatavissa, jotka niitä tarvitsevat.

Kun hyväksi todettu työllisyyspalveluratkaisu on nyt olemassa, muut Sarastian asiakkaat voivat ottaa sen käyttöön hyvin nopeasti. Tarvittaessa sitä voidaan räätälöidä erityistarpeiden mukaan.

– Saamme paljon kiitosta työskentelytavoistamme, kuten ketterästä kehittämisestä, asiakkaan tarpeiden huomioimisesta ja palvelualttiudesta. Meillä kehitystyö ei lopu valmiin ratkaisun toimittamiseen, vaan kuulemme aina mielellämme palautetta, sanoo Teemu Tokee.

Asiakkaamme kertoo:

”Sarastian toimittama järjestelmä on kaikin puolin parempi kuin kankea entinen  järjestelmämme. Nykyinen työllisyyspalveluiden CRM-järjestelmä on selkeä ja tarkoituksenmukainen, ja se tekee asiakastyöstä sujuvaa. Järjestelmään kirjataan sekä työnhakijat että työnantajat. Lisäksi saimme käyttöön useita uusia, tarpeellisia ominaisuuksia. Pystymme kirjaamaan järjestelmään paljon aiempaa enemmän tietoa, ja määrä vain kasvaa. Jopa budjetinseuranta on saatu samaan paikkaan muiden tietojen kanssa. Tämän ansiosta voimme luopua ylimääräisistä Excel-taulukoista ja sähköposteista.

Meillä on Sarastialla oma yhteyshenkilö. Kun olemme halunneet muuttaa asioita, Sarastia on pystynyt vastaamaan tarpeisiin hyvin, ja muutoksia on toteutettu nopeallakin aikataululla. Saamme pian käyttöön myös sähköisen asiakkuuslomakkeen, josta tulee meille hyvä työkalu. Kuntalaisilla on oikeus sähköisiin palveluihin, ja moni pitää niitä itsestäänselvyytenä. Tapaamme asiakkaitamme henkilökohtaisesti tulevaisuudessakin, mutta sähköinen lomake säästää yhden tapaamisen, joten asiakkaan ei tarvitse tulla paikalle yhtä monta kertaa kuin aiemmin. Se sujuvoittaa asiakkaaksi hakemista ja madaltaa kynnystä laittaa asiat vireille. Verkkoasiointi on tätä päivää.”

Katri Malmberg, työllisyyssihteeri, järjestelmän pääkäyttäjä
Usko Saarinen, työhönvalmentaja
Hyvinkään kaupungin työllisyyspalvelut

Lue lisää Sarastia365 -ratkaisukokonaisuudesta tästä.