Sarastia mukana Heinolan hallinnon kokonaisvaltaisessa kehittämisessä
Heinolan kaupungin ja Sarastian yhteistyörintamalla on ollut vilkasta, kun projekteja on työn alla tai käynnistymässä sekä henkilöstö- että talouspalveluiden osalta. Sarastia365 HR -järjestelmä otettiin käyttöön marraskuussa 2020 ja projekti talouspalveluiden ulkoistamisesta on käynnissä. Yhteistyön alkaminen tuo paljon muutoksia nopealla aikataululla, mutta päätöksiä edeltävä prosessi oli pitkäjänteinen.
Heinolassa pyritään järjestelmällisin askelin kohti tilannetta, jossa oma organisaatio pystyisi toimimaan tukena kaupungin johtamisessa, suunnittelussa ja seurannassa. Digitalisaatio nähdään tilaisuutena uudistaa toimintatapoja kokonaisuudessaan. Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen vaihtoehtojen sekä tarjoajien arviointi alkoi muutama vuosi sitten. Erityisesti järjestelmien ajantasaisuus sekä niiden lisäarvo tiedolla johtamisen kehittämiseen kiinnosti.
Tiimityö korostuu projekteissa
Työ- ja virkasuhteiden kokonaisvaltaiseen hallintaan erityisesti julkishallinnolle rakennettu Sarastia365 HR -järjestelmä otettiin Heinolassa käyttöön marraskuussa 2020, jolloin ensimmäiset palkat maksettiin sen kautta. Järjestelmänvaihto oli tiivis projekti.
- Alkuasetelma kokonaista järjestelmää vaihdettaessa tuntui haastavalta, mutta projekti on sujunut oikein hyvin ja suunnitelmien mukaisesti. Ja itseasiassa nyt, kun palkkajärjestelmä on käytössä, mietimme jo Sarastia365 HR:n tarjoamia muita ominaisuuksia, kertoo Heinolan hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi.
Projektissa kiinnitettiin paljon huomiota maksuliikenteen muutosten joustavuuteen ja erityisesti palkkojen perillemenon varmistamiseen ylimenovaiheessa.
- Kokonaisuudessaan toimitus sujui hienosti osaavan ja ammattitaitoisen työryhmän kanssa, johon kuului Heinolan henkilökunnan lisäksi Sarastian asiantuntijoita useasta eri tiimistä. Yhteistyö Heinolan projektitiimin kanssa oli erittäin onnistunut ja kommunikaatio toimi hyvin. Projektissa oli hyvä henki, joka näkyi myös siinä, että asiat hoituivat sujuvasti ja kriittisissä aikatauluissa pysyttiin, kiittelee Sarastian projektipäällikkö Anne Suntiainen-Nurmi.
Heinolasta tulee vuodenvaihteessa 2021 Sarastian taloushallinnon ulkoistusasiakas ja maksuliikenteen lisäksi Sarastian hoitoon siirtyvät myös kaupungin kirjanpidon, reskontran ja vesilaskutuksen palvelutuotanto. Taloushallinnon liikkeenluovutuksella Heinola tavoittelee toimintavarmuuden parantamista mm. riittävillä resursseilla, jotka valtakunnallisen organisaation palvelutoiminta tarjoaa.
Samalla mahdollistetaan erityisosaamisen vahvistuminen ja toimintojen kehittyminen omassa organisaatiossa.
- Kun rutiineja ulkoistetaan, niiltä vapautunut aika pystytään paremmin ohjaamaan omaan toimintaamme, kuten talousohjaukseen, suunnitteluun ja seurantaan, jotka ovat erittäin keskeisessä roolissa kaupungin johtamisen kannalta. Panostamme kokonaisvaltaiseen kehittämiseen myös rekrytoimalla kaupungille kaksi taloussuunnittelijaa, selventää Hanna Hurmola-Remmi.
Järjestelmäuudistus jatkunee lähivuosina
Ensimmäisen onnistuneen järjestelmävaihdoksen jälkeen, Heinolassa ei jäädä lepäämään. Seuraavaksi aletaan valmistella taloussuunnitteluohjelman vaihtamista sekä Sarastia365 Talous -järjestelmän ja raportoinnin työkalujen käyttöönottoa. Myös perintäpalvelut siirtyvät vähitellen Sarastia Kuntaperinnän hoidettavaksi. Pidemmän aikavälin tavoitteena on lisäksi tiedolla johtamisen kehittäminen ja tukeminen järjestelmäuudistuksella.
- Myös vuosi 2021 on järjestelmäuudistusten vuosi. Tulevaa ulkoistusyhteistyötä kutsuisin Sarastian kanssa kehittämiskumppanuudeksi, jota odotamme innolla, tiivistää Hanna Hurmola-Remmi.
