Mikkeli valitsi Taitoan hoitamaan henkilökohtaisten avustajien palkanlaskennan – säästöillä lisäresurssia palveluohjaukseen

Tukipalvelujen ulkoistaminen voi tuoda merkittäviä säästöjä. Näin kävi Mikkelissä, joka taltutti kirjavat käytännöt henkilökohtaisten avustajien palkanlaskennassa ja loi Taitoan kanssa tehokkaan toimintamallin. Se laski kustannuksia niin, että vammaispalvelujen palveluohjaukseen saatiin palkattua kaivattu lisäresurssi.

Juttu lyhyesti:

• Mikkelissä useat tilitoimistot laskuttivat kaupunkia henkilökohtaisten avustajien palkanlaskennan ja kustannukset nousivat
• Mikkelin kaupunki ryhtyi kehittämään tukipalvelua yhdessä Taitoan kanssa
• Kaupunkiin jäi asiakastyö ja palveluohjaus, Taitoa huolehtii kaikesta henkilökohtaisten avustajien palkanmaksuun liittyvästä
• Viestintä ja tiedotus muutoksesta suunniteltiin yhdessä
• Nyt palkat käsitellään aina yhteisesti sovittujen käytäntöjen mukaan
•  Ulkoistuksella Mikkeli säästää kymmeniätuhansia euroja vuosittain – niiden ansiosta kaupunki sai lisäresurssia vammaispalvelujen palvelunohjaukseen

Mikkelin kaupungilla haasteena oli se, että henkilökohtaisten avustajien palkanlaskennan malli oli hajallaan. Päätökset henkilökohtaisesta avustajapalvelusta tehtiin kaupungin vammaispalveluissa, mutta sen jälkeen avustettavat ohjattiin valitsemaan tilitoimisto, joka huolehti avustajan palkanlaskennasta. Tuloksena oli, että useat tilitoimistot laskuttivat kaupunkia tehdystä työstä.

– Vammaispalvelulain muutoksen myötä etuuden piiriin tuli yhä useampia asiakkaita, joten avustajien palkanlaskennan kustannukset nousivat vuosien varrella ja se työllisti vammaispalvelun henkilökuntaa tasaisesti, kertoo vanhus- ja vammaispalvelujen palvelupäällikkö Niina Helminen.

Räätälöity malli

Samaan aikaan vammaispalvelujen resurssit koettiin Mikkelissä niukahkoiksi, mutta budjetissa ei ollut varaa uuden henkilön palkkaamiseen. Tämä ohjasi tehostamaan tukipalvelujen toimintaa.

– Lähdimme liikkeelle asiakasnäkökulmasta. Halusimme tarjota parempaa palvelua kaupunkilaisille ja satsata asiakkaan kanssa tehtävään työhön.

Taitoa huolehti kaupungin palkanlaskennasta, ja kilpailijakartoituksen jälkeen Mikkeli päätti kehittää tukipalveluaan yhdessä Taitoan kanssa. Kaupunkiin haluttiin malli, jossa asiakastyö ja palveluohjaus pysyy kaupungin hallussa.

– Kehitystyötä ryhdyttiin tekemään saman pöydän ääressä, ja räätälöimme yhdessä meille sopivan toimintamallin. Työnjako on selkeä: Taitoa otti vastuulleen kaiken henkilökohtaisten avustajien palkanmaksuun liittyvän.

Mallia rakennettaessa mietittiin valmiiksi, miten asiasta viestitään niille, joita muutos koskee.

– Laadimme yhdessä ohjekirjeitä ja Taitoalta Päivi Norhio oli meidän vammaisneuvostossa esittelemässä uudistusta ja vastaamassa kysymyksiin, kertoo Helminen.

Yhteiset käytännöt palkanlaskentaan

Säästöjen taustalla on Taitoan suoriteperusteinen hinta ja tehokas prosessi, mikä laski palvelun hinnan hyvin kohtuulliselle tasolle. Avustajien tuntilistat palautetaan joka kuukausi tiettyyn päivämäärään mennessä ja palkanmaksu hoidetaan keskitetysti kerran kuukaudessa.

– Nyt palkka-asiat käsitellään aina yhteisesti sovittujen käytäntöjen mukaan, kun aiemmin käytännöissä saattoi olla eroja tilitoimistojen välillä. Pidän sitä tärkeänä etuna. Lisäksi Taitoa on joustanut sopivasti ja joitakin vähän myöhästyneitäkin tuntilistoja on otettu mukaan sen kuukauden palkanmaksuun, Helminen kiittelee.

Tukitoimintojen ulkoistuksella Mikkeli säästää kymmeniätuhansia euroja vuosittain. Säästöjen ansiosta kaupunki sai lisäresurssia vammaispalvelujen palvelunohjaukseen.

– Saavutimme tavoitteemme ja panostimme henkilökohtaiseen palveluun. Uskoisin, että se on helpompaa asiakkaallekin, kun voimme ohjata toimimaan tietyn mallin mukaisesti eikä niin, että valitse itse tilitoimisto ja sopikaa asioista. Yhteistyö Taitoan kanssa oli hyvin välitöntä ja meidän tarpeemme tulivat huomioiduksi, päättää Helminen.

Vuoden alussa Mikkelissä toteutettiin organisaatiomuutos ja vammaispalvelujen toiminta-alue laajeni koko Etelä-Savon alueelle. Taitoan palvelu on nyt käytössä koko alueella.

Henkilökohtaisten avustajien palkanlaskenta

Vammaispalvelulaki velvoittaa kunnat ja tulevat sote-alueet tarjoamaan henkilökohtaisen avustajan sitä tarvitseville. Vammainen eli avustettava on juridisesti työnantaja ja kunnan vammaispalvelut sijaismaksaja. Käytännöt ovat kirjavia, ja monesti tilitoimistot veloittavat kuntia tuntiperusteisesti.

Taitoan ratkaisu:

Taitoassa on runsaasti kokemusta palkanlaskennan koko kirjosta sekä tehokkaista prosesseista. Taitoa on luonut henkilökohtaisten avustajien palkanlaskentaan suoriteperusteisen mallin, joka räätälöidään yhdessä asiakkaan kanssa. Prosessissa kunnalle luodaan myös sijaismaksajan y-tunnus, joka mahdollistaa sen, että palkanmaksu voidaan hoitaa yhdessä erässä eikä yksitellen. Taitoan hinta palvelulle on erittäin kilpailukykyinen, ja prosessiin kuuluu myös ratkaisut muutokseen liittyvään viestintään.

KIINNOSTUITKO?
Ota yhteyttä Päivi Norhioon, paivi.norhio@taitoa.fi tai 020 610 9401.