Kuntien yhteistyöllä ja tuotteistetuilla ratkaisuilla vauhtia digikehitykseen
Älykäs asiointi ja osallistuminen –hanke sai Valtiovarainministeriöltä avustuksen helmikuussa 2020. Monistettavissa olevia digitaalisia palveluja kuntasektorille kehittävässä hankkeessa on mukana viisi kuntaa, joiden tavoitteet ovat kokoeroista huolimatta samanlaisia. Yhteistyöllä on saatu tehtyä enemmän kuin yksin vastaavalla panostuksella.
Monissa kunnissa on havaittu kuntalaisasiointiin, kuten avustushakemuksiin, kuntalaispalautteiden käsittelyyn tai työllisyyspalveluihin liittyvän huomattavasti manuaalista työtä, eivätkä prosessit ole kaikilta osin selkeitä. Sarastian kanssa toteutettavan Älykäs asiointi ja osallistuminen -hankkeen päämääränä on kehittää toimintamalli asiakkuudenhallintaan ja sähköisen asioinnin järjestämiseen. Tärkeää on myös osoittaa läpinäkyväksi, miten asiointiprosessi kunnassa etenee.
Hankkeeseen kerättiin mukaan kuntia, joilla on samanlaiset intressit kuntalaisasioinnin kehittämiseen. Nurmijärven ja Hollolan kunnan sekä Jämsän, Oulun ja Porvoon kaupunkien työskentely hankkeessa on tuonut mahdollisuuksia kuntien väliselle yhteystyölle ja eritaustaisten asiantuntijoiden mukanaolo on rikastuttanut kehitystyötä. Synergiaetua syntyy, kun oivalluksien ja uusien näkökulmien avulla prosesseja saadaan virtaviivaisemmiksi.
– Työpanostaan projektiryhmiin antaa useampi henkilö jokaisesta kunnasta ja jokaisella on omat osaamisensa ja työkokemuksensa. Työpajoissa ääneen pääsevät myös tulevaa järjestelmää käyttävät henkilöt. Yhteistyössä muiden kuntien kanssa palveluista tulee parempia ja valmiimpia, kuin jos kehitystyötä olisi tehty yksin. Porukalla ideointi myös nopeuttaa kehitystyötä, kuvailee Piia Nurkka, hankkeen projektipäällikkö Nurmijärveltä.
Kehitettävien ratkaisujen pohjana pilvialusta
Hankkeessa on kehitetty Sarastia365 Asiakkuuden- ja palvelunhallinnan alustaa, perusratkaisua, jonka päälle muut osaratkaisut toimitetaan. Alusta tarjoaa tukitoimintoja muiden ratkaisujen yhteiseen käyttöön. Alustan suunniteltuja keskeisiä ominaisuuksia ovat henkilöiden- ja organisaatioiden hallinta (asiakasrekisteri), kuntalaisportaali (rajapinta kuntalaisasiointiin) sekä Suomi.fi-palvelut, kuten tunnistus ja palveluväylän liittymät (Y-tunnuksella ja henkilötunnuksella haku).
Alustan lisäksi hankkeen kunnat voivat ottaa käyttöön omien tarpeidensa mukaan erilaisia ratkaisuja, joilla helpotetaan avustushakemuksiin, kotoutumispalveluihin, kuntalaisdemokratiaan, kuntalaispalautteiden käsittelyyn ja työllisyyspalveluihin liittyviä tehtäviä.
Osa kunnista on jo aiemmin käyttänyt Microsoftin tuotteita, joihin Sarastia365-ratkaisut pohjautuvat, mutta hankkeessa on mukana myös kuntia, joissa järjestelmät tulevat täysin uutena. Erilaiset lähtökohdat eivät ole olleet este, sillä hankkeen myötä tuotetaan uusia ratkaisuja, aiempien projektien oppeja hyödyntäen. Kuntien perustarpeet ovat samanlaisia asukasmäärästä riippumatta, joten skaalautuvat Sarastia365-ratkaisut palvelevat kuntia kokoeroista huolimatta.
– Nurmijärven tavoitteena on kehittää asiakasportaalia pidemmälle ja saada enemmän digipalveluja tarjolle kuntalaisille. Yksi tärkeimmistä päämääristämme on luoda asiakastietojärjestelmät kotoutumispalveluille ja työllisyyspalveluille. Mukanaolo hankkeessa on tietysti teettänyt monenlaista työtä ja ajoittaisia haasteitakin, mutta kokemus on samalla ollut oppimisprosessi kunnalle. Odotuksemme hankkeen lopputuloksille ovat suuret, sillä tarve kehitettäville palveluille on ollut olemassa jo pidempään, kertoo Piia Nurkka.
– Haluamme tukea kuntia heidän muutosmatkallaan kohti digitaalisia palveluita. Teimme hankkeeseen liittyen yhteistyössä Solita Oy:n kanssa palvelumuotoilun ja käyttäjäkokemuksen kehitysprojektin, jossa tarkoituksena oli yhdessä kunnan työntekijöiden ja kuntalaisten kanssa tunnistaa loppukäyttäjien tarpeet. Projektin aikana toteutettiin haastatteluja ja kyselyjä, joissa kerättiin palautetta sekä asukkaiden verkkokäyttäytymisestä että kuntalaisportaalin näkymien käytettävyydestä, taustoittaa Sarastian liiketoimintapäällikkö Teemu Tokee.
Hankkeessa tuotettuja ratkaisuja otetaan käyttöön kevään 2021 aikana. Käyttöönottoja seuraa kokeilu- ja pienkehitysjakso, jonka aikana kunnan käyttäjät kokeilevat järjestelmiä käytännössä ja voivat vaikuttaa näiden kehittämiseen. Hankkeen loppuraportointi on marraskuussa 2021.
Valtiovarainministeriön kuntien digitalisaation kannustinjärjestelmän tavoitteena on edistää digitalisaatiota, joka tukee kuntien toimintatapojen uudistamista, asiakaslähtöisyyttä ja jonka avulla on mahdollista saavuttaa kustannussäästöjä. Tavoitteena on myös edistää digitalisaatioon liittyvien valtakunnallisten strategisten tavoitteiden toteuttamista kuntalähtöisesti sekä kannustaa kuntia yhteistyöhön.
