Kårkullassa työvuorot hoituvat nyt laadukkaasti Numeronilla

Kårkullan kuntayhtymä on siirtymässä Visma Numeron -työvoimanhallintajärjestelmään tämän vuoden aikana. Järjestelmän edut oli helppo nähdä etukäteen, ja osittain ne ovat jo lunastaneet korkeat odotukset.

Kårkullan kuntayhtymä tuottaa erilaisia palveluja vammaisille ja heidän läheisilleen.

Siihen kuuluu 33 ruotsinkielistä ja kaksikielistä kuntaa, jotka ylläpitävät kuntayhtymää yhdessä. Keskushallinto sijaitsee Paraisilla ja se palvelee jäsenkuntia ja luottamushenkilöitä sekä yksiköitä ja henkilökuntaa kuntayhtymän toiminta-alueella. Keskushallinnon lisäksi Kårkullan hallinto koostuu paikallisesta hallinnosta Uudellamaalla, Turunmaalla ja Pohjanmaalla.

Moninaiseen toimintaympäristöön, jossa on paljon henkilöstöä, tarvitaan henkilöstöjärjestelmä, joka taipuu moneen ja yhtenäistää sekä tehostaa toimintatapoja.

– Kuntayhtymässä on 50 yksikönjohtajaa, jotka ovat tehneet jokainen omia listojaan. He ovat todella ammattitaitoisia, mutta kaikkea ei voi hallita. Uusi järjestelmä auttaa erityisesti heidän työnsä sujuvuutta ja yhtenäistää tekemistä, kertoo puoli vuotta projektissa mukana ollut henkilöstöpäällikkö Jeanette Gripenberg.

Hän kertoo ymmärtäneensä heti uuden järjestelmän tuomat hyödyt ja päätöksenteko hankinnasta oli helppo.

– Meillä pitää olla resurssisuunnittelussa kokonaiskuva siitä, mitä kentällä tapahtuu. Jatkossa kolme ihmistä pystyy resursoimaan koko kuntayhtymän henkilöstön, ja yksikönjohtajat voivat keskittyä muihin hallinnollisiin tehtäviin, hän kertoo.

Jokaisella työntekijällä on oma portaali, josta omia tietoja voi seurata ja tarkistaa ajantasaisesti. Se säästää monelta murheelta ja turhalta työltä.

Käyttöönotossa ei hosuta

Numeronin käyttöönotto on sujunut projektimaisesti ja hallitusti. Siirtymistä uuteen järjestelmään alettiin suunnitella vuonna 2016, ja sitä on työstetty hitaasti.

– Toimintatavan muutos on niin valtava, että se täytyy myydä henkilöstölle ja kaikille tekijöille hyvin ja perustellusti. Tämä on oikeasti hyvä juttu, sillä työntekijöille jää enemmän aikaa itse asiakastyöhön. Kyse ei ole työajan kontrolloimisesta, Gripenberg kertoo.

Vuonna 2016 mukaan projektijunaan hyppäsi myös resurssisuunnittelija Nora Vahalahti.

– Numeron vakuutti minut kyllä melkein heti. Se, että resurssisuunnittelijat voivat suunnitella työlistat valmiiksi vapauttaa esimiesten työtä ydintekemiseen. Resurssit ja tarve kohtaavat ja saamme kustannussäästöjä ilman, että laatu huononee. Parasta on se, että kyseessä on pilvipalvelu, Vahalahti sanoo.

– Käyttöönotto on mennyt uskomattoman hyvin, emme ole hosuneet missään vaiheessa. Pikkuvirheet on korjattu matkan varrella ajan kanssa, Gripenberg sanoo.

– Olemme olleet innokkaita aloittamaan uudessa järjestelmässä. Käyttöönotosta ei ole tullut traumoja, päinvastoin – kaikki on mennyt hyvin. Henkilökunta on reagoinut muutoksen jonkin verran, mutta pyrimme kehittämään työergonomiaa yksiköihin sopiviksi. Nyt osaaminen ja toiminta ovat pääosassa työvuorosuunnittelussa, Vahalahti sanoo.

KuntaPro on järjestelmän tekninen pääkäyttäjä eli se vastaa siitä, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaan. Ja niin on myös tapahtunut.

– Ei ole ollut mitään, mikä ei olisi toiminut. Kaikki on mennyt hyvin, Gripenberg iloitsee.

– KuntaPro teki kattavat esiselvittelyt ja loi prosessit, ja on koko ajan edelleen mukana kehittämässä. Myös koulutuspuolella on tehty kehitystyötä, käydyt kurssit ja ilmoittautumiset näkyvät järjestelmässä. Näin varmistetaan sama tietotaito kaikille, Vahalahti sanoo.

Kehitystyötä tehdään jatkuvasti tästä eteenpäinkin ja säännöllisissä palavereissa KuntaPron kanssa tilanne päivitetään. Esimerkiksi kesään mennessä on tarkoitus saada lomat näkymään Numeroniin. Yksiköt liittyvät mukaan järjestelmään portaittain pienestä suurempaan: keväällä on vuorossa Uusimaa ja syksyllä Pohjanmaa.

Luotettavaa ja läpinäkyvää tietoa

Visma Numeronin yksi tänä päivänä erityisen tärkeä ominaisuus on sen läpinäkyvyys ja tiedon luotettavuus. Jälkeenpäin voidaan aina tarkistaa, kuka on tehnyt mitäkin ja milloin. Allekirjoitukset kulkevat sähköisinä, mikä sekin osaltaan helpottaa arkea.

– On todella hyvä, että meillä on täysi kontrolli siitä, että työntekijöiden luvat ovat kunnossa ja Valvira-rekisteröity henkilö on jokaisessa työvuorossa. Tiedämme, mitä tapahtuu ja laatu pysyy vakaana, Gripenberg korostaa.

Myös henkilöstön liikuttamisen mahdollisuudet ovat paremmat, kun järjestelmä on ajantasainen.

– Jos jostain työvuorosta puuttuu kompetenssia, voimme helposti siirtää henkilöstöä tarpeen mukaan, hän lisää.

Mikä on Visma Numeron?

Järjestelmä on erityisesti suurille, henkilöstövaltaisille organisaatioille tarkoitettu ratkaisu kokonaisvaltaiseen työvoiman hallintaan. Järjestelmän kehittyneen optimoinnin ansiosta työvuorojen suunnittelu on huomattavasti tehokkaampaa kuin perinteisin menetelmin, ja se mahdollistaa esimerkiksi erilaisten suunnitelmien palkkakustannusten vertailun etukäteen. Ratkaisu helpottaa myös päivittäistä töiden järjestelyä ehdottamalla automaattisesti sairastuneen työntekijän tilalle sopivinta sijaista.

Numeron tarjoaa työkalut kokonaisvaltaiseen henkilöstöresurssien hallintaan aina työvuorosuunnittelusta palkkatulkintoihin ja johdon raportointiin. Järjestelmä vähentää manuaalista työtä automatisoimalla prosesseja ja parantaa työtyytyväisyyttä helpottamalla henkilöstön toiveiden huomioimista ja estämällä yli- tai aliresursointia. Sen avulla voidaan taata myös korkea palvelutaso muuttuvissakin tilanteissa.

Järjestelmässä on mm. seuraavat työkalut:

• Resurssi- ja lomasuunnittelu
• Osaamisenhallinta
• Työvuorosuunnittelu
• Päivittäinen töiden järjestely
• Työajanseuranta
• TES-tulkinnat
• Henkilöstön itsepalveluportaali esim. työvuorotoiveille
• Sijaishallinta
• Reaaliaikainen johdon raportointi