Avustushakemusten digitalisoinnilla kauaskantoista vaikuttavuutta
Avustushakemusten digitalisoinnilla helpotetaan hakuprosessia sekä hakijan että käsittelijän näkökulmasta. Parhaimmillaan viikkojen mittainen prosessi on käyty läpi muutamissa minuuteissa. Avustuksia myöntävälle organisaatiolle muutos voi tarkoittaa paitsi kustannussäästöjä, myös avustusten vaikuttavuuden lisääntymistä.
Avustusten hakeminen ja myöntäminen perinteisin tavoin on työlästä hommaa: Saatuaan tiedon hakuprosessista, hakija täyttää käsin paperiset lomakkeet ja postittaa ne avustuspäätökset tekevälle organisaatiolle. Hakemuksen käsittelijän tehtävänä on tietojen siirtäminen järjestelmään, manuaalisesti.
Kun hakija jää odottelemaan lisätietoja, edistää vastaanottaja hakemuksen käsittelyä, päätöksentekoa, mahdollista maksatusta ja tietojen arkistointia. Aikaa voi kulua viikkoja tai enemmänkin, mikäli jotain menee pieleen. Perinteisen hakuprosessin heikkouksia ovat mm. väärin tai puutteellisesti täytettyjen tietojen korjaamisen hitaus, postikulun epäluotettavuus sekä erilaiset lomakemateriaaleihin liittyvät kustannukset.
Avustushakemusten digitalisointi täyttämisestä maksatukseen asti automatisoi useita prosessin vaiheita. Hakemuksen voi esimerkiksi täyttää missä ja milloin tahansa, eikä hakijan tarvitse ehtiä sen takia virastoon aukioloaikojen puitteissa. Hakuprosessi hoituu aiempaa tehokkaammin ja nopeammin, kun tiedot tulevat käsittelyyn suoraan sähköisinä ilman kuljetusvälikäsiä. Näin ollen myös mahdollinen myönnetty tuki näkyy hakijan tilillä selvästi totuttua nopeammin.
– Tällaiset yksinkertaiset, lomakkeisiin liittyvät rutiinitehtävät kannattaa antaa järjestelmien hoidettavaksi. Kun kone hoitaa perusprosessin, jää palvelusta vastaavalle henkilölle enemmän aikaa ja resursseja haastavampien hakemusten käsittelyyn ja asiakaspalveluun tai vaikkapa palvelusta viestimiseen, sanoo Sarastian liiketoimintapäällikkö Teemu Tokee.
Kun hakemusten ja tietojen käsittelyyn varattuja resursseja vapautuu, voidaan esimerkiksi viestinnän ja markkinoinnin avulla saada tieto avustuksista aiempaa useammalle. Hakemusten tekemisen helpottuminen yhdistettynä suurempaan hakijamäärään, voi kehittää merkittävällä tavalla avustusten vaikuttavuutta. Näin esimerkiksi digitalisoimalla nuorten työllistämiseen tarkoitetun avustuksen hakemisprosessit, voidaan saavuttaa hyvin kauaskantoisia hyötyjä.
Automaatio ja avoimuus säästävät aikaa ja pienentävät riskejä
Avustushakemusalusta perustoimintoineen kuuluu Sarastia365-ohjelmistoperheeseen. Sen päälle voidaan toteuttaa mitä tahansa hakemuksia ja uusien hakemustyyppien lisääminen on nopeaa.
– Haku on rakennettu ohjaavaksi eli hakija saa välittömästi ilmoituksen, jos jokin annetuista tiedoista on virheellinen. Lisäksi tiedoista voidaan tarkistaa automaattisesti, onko hakija oikeutettu avustukseen. Näin muutoksia tai tarkennuksia edellyttävät hakemukset voidaan pysäyttää ennen käsittelyvaihetta ja säästyä turhalta selvitystyöltä, Teemu Tokee kuvailee.
Monipuolinen Avustukset-ratkaisu toimii tuen hakemiseen niin yhteisöille, yhdistyksille, yrityksille kuin yksityishenkilöillekin. Siirryttäessä sähköiseen hakuprosessiin on avustusten myöntäjän hyvä huomioida palvelun saavutettavuus ja varautua esimerkiksi tekemään neuvontaa niille, jolle sähköinen hakeminen aiheuttaa päänvaivaa.
– Erilaisten käyttäjätunnisteiden avulla voidaan automatisoida varmistukset vaikkapa sille, kuuluuko hakija oikeaan ikähaarukkaan tai toimiiko hakemuksen lähettänyt yritys vaaditulla alueella, listaa Tokee esimerkkejä.
Kun prosessi on digitalisoitu, on kaikki siihen liittyvä data sähköisessä muodossa ja seuranta helppoa. Organisaatio voi seurata rahankäyttöä reaaliaikaisesti ja tehdä havainnollisia raportteja esimerkiksi jaetuista avustuksista.
– Myös avoimuuden ja riskienhallinnan näkökulmat ovat tärkeitä. Sähköiseen järjestelmään jää kaikesta jälki. Uuden haun alkaessa voidaan järjestelmästä hakea edelliset hakijat ja lähettää heille ilmoitus haun avautumisesta. Jaetun tiedon avulla asiaa voi hoitaa useampi henkilö ja vältetään niin sanotun hiljaisen tiedon kasautumien. Kyllähän tämä merkittävästi tehostaa tekemistä, sanoo Teemu Tokee.
